اطلاعات مستند شده
by
کنترل اطلاعات مستند شده در استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵ بند ۷.۵، جایگزین کنترل مستندات و کنترل سوابق در استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۰۸ شده است.
بدین صورت که اطلاعات مستند شده بند کنترل مستندات و کنترل سوابق ویرایش قبلی ایزو ۹۰۰۱ را شامل می‌شود
تعریف اطلاعات مستند در ویرایش جدید استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵ :
اطلاعاتی که توسط سازمان کنترل نگهداری می‌شود و رسانه ای که آن را در بر می‌گیرد.
یادآوری ۱: اطلاعات مستند می‌تواند در هر قالب و رسانه ای و از هر منبعی باشد.
یادآوری ۲: اطلاعات مستند می‌تواند به موارد زیر دلالت نماید:
– سیستم مدیریت کیفیت شامل فرآیندهای مرتبط
– اطلاعات ایجاد شده برای سازمان برای عملیات (مستندسازی)
– شواهد نتایج به دست آمده (سوابق)
مطابق با الزامات سیستم مدیریتی، اطلاعات مستند شده باید کنترل شود به‌منظور کنترل اطلاعات مستند شده سازما ن ها اقدامات زیر را عموماً انجام می‌دهند:
– تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات، جهت تحت کنترل قرار دادن اطلاعات مستند شده، شامل فرآیندها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و… (مطابق بند ۷.۵.۲ ایجاد و به روز رسانی استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵)
– بررسی کفایت اطلاعات مستند شده و مناسب بودن آن برای استفاده از طریق تعیین سطوح تهیه کننده، تأیید کننده و تصویب کننده در مستندات شامل فرم‌ها، روش‌های اجرای، خط مشی کیفیت، دستورالعمل‌ها و … (مطابق بند ۷.۵.۲ ایجاد و به روز رسانی استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵) به عنوان مثال:
| تعیین سطوح کفایت مستندات | |||
| نوع اطلاعات مستند | تهیه کننده | تایید کننده | تصویب کننده |
| خط مشی کیفیت | مدیرعامل | مدیرعامل | مدیرعامل |
| اهداف کیفیت | مدیرعامل | مدیرعامل | مدیرعامل |
| روش اجرایی | مسئول فرآیند | نماینده مدیریت | مدیرعامل |
| دستورالعمل | مسئول فرآیند | نماینده مدیریت | نماینده مدیریت |
| فرم ها | مسئول فرآیند | نماینده مدیریت | نماینده مدیریت |
| فرآیندها | مسئول فرآیند | نماینده مدیریت | مدیرعامل |
| طرح کیفیت | تیم کیفیت | مدیر کنترل کیفیت | مدیرعامل |
– تهیه لیستی از اطلاعات مستند شده و توزیع مستندات به مسئولین مرتبط، طوری که اطلاعات مستند شده در دسترس باشند.
– محافظت از اطلاعات مستند شده، شامل نحوه نگهداری از اطلاعات مستند شده، امنیت اطلاعات و پشتیبانی گیری از اطلاعات مستند شده.
– تعیین سطوح دسترسی برای دسترسی به اطلاعات مستند شده می‌تواند شامل اجازه به مشاهده اطلاعات مستند شده یا اجازه تغییر اطلاعات مستند شده باشد.
– دستیابی به اطلاعات مستند شده و تعیین مدت زمان نگهداری فعال و راکد و محل نگهداری (کنترل سوابق)
– خوانا بودن اطلاعات مستند شده
– کنترل تغییرات اطلاعات مستند شده از طریق شماره ویرایش مستندات و ثبت تغییرات در لیست مستندات سیستم مدیریت کیفیت یا از طریق مکانیزم درخواست تغییر اطلاعات مستند شده.
| لیست اصلی مستندات | ||||
| نام مستند | کد مستند | شماره ویرایش | تاریخ ایجاد | دریافت کننده مدرک |
| خط مشی کیفیت | QP-01 | A | 93/12/1 | کلیه مسئولین فرایندها |
| روش اجرایی طراحی و توسعه | PR-01 | A | 93/12/1 | مسئول فنی و مهندسی مسئول کنترل کیفی |
| استاندارد ملی شماره XYZ ( مدرک با منشاء برون سازمانی) | XYZ | تجدید نظر دوم سال ۱۳۹۰ | 94/2/1 | مسئول فنی – مهندس مسئول کنترل کیفی |
| اهداف کیفیت | سال ۱۳۹۴ | A | 94/1/17 | نماینده مدیریت – مدیریت عامل – مدیر فروش – مدیر بازرگانی |
اطلاعات مستند شده با منشاء برون سازمانی چیست؟
برخی از مستندات سیستم کیفیت از بیرون سازمان به سازمان ارائه می‌شود مانند: الزامات مقرارتی گمرگ، الزامات قانونی مرتبط با محصول (مثلاً استاندارد ملی مرتبط با محصول یا خدمات)، فرم‌ها و دستورالعمل‌های ابلاغی از طرف سازمانهای بیرونی، الزامات ایزو ۹۰۰۱ و ….
نقشه و مستندات ارائه شده توسط مشتری هم به‌عنوان اطلاعات مستند شده با منشاء برون سازمانی و هم به‌عنوان اموال مشتری شناسایی می‌شود.
اطلاعات مستند شده با منشاء برون سازمان می‌تواند همانند اطلاعات مستند درون سازمانی تحت کنترل قرار گیرد.
این مطلب توسط مهندس محمد رحیمی تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده محمد رحیمی و منبع www.kkpb.ir بلامانع می‌باشد.